Byte av passersystem och postboxar

På denna sida finner du information om det pågående projektet att byta passersystem och postboxar. 

Bakgrund

Med passersystem menas nycklar, kodlås och fjärrkontroller. Föreningens passersystem har cirka 15 år på nacken och består av bland annat:

• Kodlås (från RCO) vid gatuportar
• Husnycklar till källardörrar, soprum, tvättstugor och cykelrum
• Garagenycklar
• Tekniknycklar till teknikrum
• Fastighetsskötarnycklar
• Styrelsenycklar
• Postfacksnycklar
• Nycklar till bokningscylindrar för tvättstuga

I dagsläget dras vi med flera utmaningar:

• Det är lätt för obehöriga att komma in i huset och vi har relativt stora problem med bland annat nedskräpning
• Portkoder sprids lätt via avflyttade, skolelever (och klasskamrater), tillfälliga besökare, m.fl.
• Vi skulle behöva byta koder oftare, men det är impopulärt hos medlemmarna
• De omoderna postboxarna är relativt enkla att fiska upp brev ur
• Det förekommer att postoperatörer lämnar hela sektionen öppen av misstag
• Nycklar till gemensamma utrymmen (HN-nyckeln) överlämnas inte alltid vid avflyttning och sprids därmed
• Nyckeladministrationen tungrodd för både styrelse och medlem - nycklar ska hämtas i Råsunda

Processen fram till november 2015

En arbetsgrupp med tre medlemmar har sedan i våras arbetat med en översyn av passersystemet. Arbetsgruppen har letts av Robert Skoog som är tidigare ordförande i föreningen. Styrelsens representant har varit John Severinson och senare Adam Annell och Jerome Senaneuch. 

I april skickades ett anbudsunderlag ut till möjliga leverantörer och under april-maj träffade arbetsgruppen leverantörerna. Det har resulterat i att fem företag har lämnat offerter. Man kan säga att vi ska göra flera val på samma gång:

• Leverantör av installation, service och underhåll
• Leverantör av passagesystem
• Leverantör av nyckelhantering (lägenhetsnycklar)
• Leverantör av postboxar

Valen av dessa är sammankopplade och leverantörer för en av punkterna ovan har ibland partnerskap med andra leverantörer för övriga punkter.

Arbetsgruppen har haft kontakt med och besökt flera referensföreningar och tittat på deras passagesystem samt haft möjlighet att ställa frågor till föreningarnas representanter. 

En enkät har genomförts bland medlemmarna som visar på ett stort intresse men också att mer information efterfrågas. På extrastämman i oktober 2015 gavs information till närvarande om projektets framdrift och det fanns möjlighet att ställa frågor.

En modern lösning

I översynen av passersystemet har arbetsgruppen kommit fram till att den bästa lösningen är att övergå till ett elektroniskt passersystem. Detta betyder att "taggar" (av plast) ersätter ca 1 200 nycklar som utgör föreningens gemensamma nyckelsystem. Lägenhetsnycklarna påverkas ej och är kvar precis som i dag.

Införsel av porttelefoner och taggläsare gör passage smidigare. Vi slipper koder att hålla reda på och kan enkelt spärra borttappade taggar. Gatuportar kan dessutom öppnas på distans, även kvällstid fram till 22:00, för besökare eller bud.

Byte av postboxar behövs för att öka postsäkerheten men också för fräschheten då nuvarande lösning är nedgången. Nya postboxar är även de elektroniskt styrda och öppnas med tagg. Nuvarande "baklås" när sektioner lämnats öppna ska inte vara möjliga. Serviceboxar för paketleveranser är ett möjligt tillval.

Elektroniska informationstavlor föreslås sättas upp i entréerna samt ett bokningssystem föreslås införas för tvättstugebokning över internet.

Två olika faser

Det tilltänkta arbetet med ett byte av passersystem är i nuläget tänkt att ske i två olika faser:

1. Det första som sker är att gatuportar förses med porttelefoner samt att taggläsare sätts på gårdsportar, tvättstugor och soprum. Postboxarna byts ut och blir elektroniska. Kablage förbereds till senare installationer. Taggar delas ut till samtliga hushåll och postboxnyckeln försvinner men än så länge är övriga nycklar kvar.
    
2. I den andra fasen sätts taggläsare på cykelrum, källardörrar och garagedörrar. Fjärrkontroller till garageporten byts ut. Digitala informationstavlor sätts upp i entréerna. Ett bokningssystem införs för tvättstugorna som kan användas från informationstavlorna eller över internet. I detta skede försvinner behovet av HN-nyckeln och nyckeln till tvättstugans bokningscylinder. 

Den 20:e september kommer låscylindrarna bytas ut i föreningen.

Efter den andra fasen behövs bara lägenhetsnyckel och tagg för passage in och ut ur föreningens fastighet och lokaler. 

För- och nackdelar

Fördelar	Nackdelar
Förbättrat skalskydd utan koder och nycklar Förbättrat postskydd med smalare springor Minskat spring från obehöriga Portöppning på distans Förlorad tagg kan avprogrammeras, färre nycklar i omlogg Bättre kontroll på t ex soprum Flexibelt system för framtida utbyggnad Föreningen anses som mer modern Förbättrad information Förenklade tvättstugebokningar	Kostnaden för installation och underhåll Möjlig felkälla vid uppringning Inlärningströskel

Investering

Kostnaden för denna investering rör sig om mellan 1-1,5 msek, vilket är cirka 0,3-0,4% av föreningens balansräkning.

Vägen framåt

Styrelsen avser att tillsammans med arbetsgruppen arbeta vidare med moderniseringen av passersystem och postboxar i syfte att förbättra skalskyddet, minska risken för stölder, förenkla för medlemmarna och öka marknadsvärdet på fastigheten och därmed lägenheterna.

Om du har frågor eller funderingar kring detta arbete är du välkommen att kontakta styrelsen.

Frågor och svar om Passersystem- och postboxprojektet

Fråga: Vilka nycklar som idag fungerar kommer vara kvar? Vilka kommer försvinna?

Idag kan medlemmar ha ett antal olika nycklar:

• 1-2 olika typer av lägenhetsnycklar. Dessa fungerar som tidigare, bytet av passersystem kommer inte påverka din lägenhetsdörr!
• Nyckel som går till ytterportar, källargångar, soprum, cykelrum, tvättstugor. Dessa ersätts med brickorna.
• Garage-nyckel. Denna ersätts med brickor.
• Fjärrkontroll till garageporten. Denna ersätts med en ny fjärrkontroll (se mer info nedan). Garageplatsinnehavare kan också öppna garageporten som tidigare med kod + bricka. Koden delas ut i samband med att de nya fjärrkontrollerna delas ut.
• Postbox-nyckel. Denna ersätts med brickorna.

Fråga: Hur hanterar styrelsen utdelning av brickor till medlemmarna och hur får jag som medlem flera brickor om jag har behov?

Styrelsen har beslutat att varje lägenhet tilldelas ett minimum av 3 brickor (dessa är redan utdelade) och ett maximum av så många boenden som finns på adressen + 1 extra brickor. D.v.s. om man är 5 personer som bor i lägenheten tilldelas man maximalt 6 st brickor gratis. Dessa brickor får samma access till fastigheten som de 3 som redan delats uts, om inget annat begärs av medlemmen.  

Om medlemmen vill ha ytterligare brickor utöver de som delas ut gratis så kommer styrelsen ta en avgift på 100 kr/bricka. Detta för att brickorna kostar att köpa in, utgör en värdehandling som medlemmarna ska sätta värde på samt innebär en hel del tid för styrelsen att administrera. Behöver du extra brickor, Fyll i blanketten som finns längst ned på denna sida och skicka in denna till styrelsen på styrelsen@brfpomona.se.

Fråga: Vem säkerställer att mina leverantörer (tidningskillen, städhjälpen, hemtjänsten, pizzabudet) får brickor?

För det första vill styrelsen be medlemmen att så långt det är möjligt be leverantörer och externa parter ringa upp er på porttelefonerna vid behov för tillgång till fastigheten. Vi har dock förståelse för att det inte alltid är en rimlig lösning, speciellt inte om det är återkommande leverantörer och då behöver dessa egna brickor (precis som de idag har nycklar i vissa fall).

Styrelsen har därmed beslutat att det är upp till varje medlem att säkerställa sina egna behov av att ge tillgång till fastigheten för olika leverantörer. Det innebär att man får nedteckna vilken leverantör det är, vilket trapphus denne behöver ha access till samt eventuellt under vilka tider på dygnet denne behöver ha tillgång. Styrelsen har för ändamålet tagit fram en blankett som hittas på denna hemsida! Därefter mailas denna till styrelsen (styrelsen@brfpomona.se). Brickan hämtas därefter ut mot en avgift på 100 kr/bricka.

Styrelsen kommer att säkerställa att gemensamma leverantörer som posten, lokaltidningar, morgontidningar, trädgårdsskötare, fastighetsskötare, sophämtning, städare för gemensamma ytor etc som utgör leverantörer till hela föreningen får de brickor som de behöver.

Är du osäker på om du behöver ordna brickor till leverantörerna? Kontakta styrelsen och fråga!

Fråga: Hur kommer tillgången till fastigheten att se ut med varje bricka?

Varje medlem får med sina utdelade brickor en standardtillgång till hela fastigheten med sin bricka på samma sätt som de idag får access via HN-nyckeln – d.v.s. ytterportar, källargångar, soprum, och tvättstugor eller lägenhetsnyckel för cykel- och barnvagnsrum. Leverantörer och andra tillfälliga gäster får anpassad tillgång till den/de trappuppgångar eller gemensamma ytor som dessa måste komma åt. Se mer info ovan!

Varje bricka med standardtillgång enligt ovan har dessutom tillgång till postboxarna.

Fråga: Jag har garageplats. Hur kommer tillgång till garaget fungera nu?

De medlemmar som betalar för en garageplats får två brickor (2 av de som redan är utdelade) som utöver ordinarie tillgång till fastigheten (se ovan) också innebär tillgång till garaget. Dessutom kommer varje medlem med garageplats tilldelas en fjärrkontroll för fjärröppning av garageporten (ersätter dagens fjärrkontroll). Motivet till att endast två brickor till garaget tillåts är att styrelsen följer samma princip som gäller/gällde då nycklar gav access - d.v.s. endast två nycklar gavs ut per parkeringsplats.

För utpassage med bil genom garageöppningen kommer också bricka kunna användas mot en läsare på insidan av porten. På samma sätt kommer man kunna komma in i garaget med en brickläsare på utsidan, men då behöver man också en kod som du får av styrelsen på begäran.

Fråga: Hur gör jag om jag tappat bort en bricka och behöver spärra den och få en ny?

Kontakta styrelsen så letar vi upp och spärrar aktuell bricka. Om du vill ha en ny bricka kostar denna 100 kr.

Fråga: Hur fungerar porttelefonerna? Hur ändrar jag telefonnummer i porttelefonerna och hur många telefonnummer kan jag ha?

Porttelefonerna fungerar enligt instruktion som hittas längst ned på denna hemsida (i pdf). Det innebär att t.ex. en gäst eller en leverantör letar upp aktuell person i listan, ringer upp denna och får därigenom prata med denna genom porttelefonen. Den som svarar kan med ett enkelt knapptryck fjärröppna dörren.

Porttelefonerna stängs av klockan 22:00-06:00 för att undvika problem med busringningar sena kvällar och nätter. Under dessa tider får besökare ringa upp lägenhetsinnehavaren på egen telefon.

Vill du ändra ett telefonnummer eller ett namn i porttelefonen kan du kontakta styrelsen per mail genom styrelsen@brfpomona.se . Styrelsen har inte jour 100 % av dygnet men ska försöka genomföra begärda uppdateringar så snabbt som möjligt efter inkommen begäran.

Varje lägenhet får ha max 3 telefonnummer i listan för att ge den en hanterbar storlek.

Fråga: Vad händer vi strömavbrott om jag inte har nyckeln för att komma in genom ytterdörren?

För att bríckorna ska fungera är samtliga dörrar med brickläsare försedda med elektriska låsbleck. Vid ett strömavbrott har dessa låsbleck och taggläsare en batteriback-up som innebär att de fungerar som normalt också under strömavbrottet. Skulle strömavbrottet vara i sån omfattning att också batteriback-upen tar slut är låsblecken installerad så att de har så kallad omvänd funktion, d.v.s. de kommer att gå upp och förbli "upplåsta" om de blir strömlösa. Det kommer alltså alltig gå att komma in i fastigheten så länge man har bricka.

För att komma ut är samtliga dörrar ut från fastigheten utrustad med låskolvar på insidan, d.v.s. man är oberoende från elström för att öppna dörrarna innifrån i alla lägen.

Fråga: Hur fungerar tvättstugebokningen? Är det några skillnader mot tidigare system?

Principerna för användning av tvättstugorna är exakt lika som tidigare. Det går att boka tider 7-10, 10-14, 14-18 samt 18-22. Alla har tillgång till tvättstugorna 24h med sin bricka. Tvättider som inte har påbörjats efter en halvtimme förverkas och kan då bokas av en annan medlem. Man kan endast boka en tid åt gången.

Principerna för bokning av tvättstugorna går in i den digitala åldern. Medlemmar kommer att med brickorna kunna boka tvättstugor på skärmarna som finns i varje entré. En instruktion för hur man gör detta finns längst ned på denna sida.

Tider kan dessutom bokas på nätet. För att få access till denna nät-bokning behövs ett användarnamn och ett lösenord. Om du vill ha detta får du kontakta styrelsen för vidare instruktioner.

Fråga: Det står fel namn/information om mig och/eller min lägenhet i displayen. Hur gör jag för att ändra?

Definiera önskad ändring och skicka in till styrelsen@brfpomona.se. Vi försöker, givet de eventuella tekniska begränsningar som finns i systemet, ändra efter ditt förslag.

Fråga: Min postbox fungerar inte med min bricka. Vad gör jag?

Prova först om någon av familjens övriga brickor. Kontakta därefter styrelsen så kan vi hjälpa till och omstarta systemet och kontrollera eventuella problem med brickorna.

Fråga: jag vill ändra namnen i den elektroniska displayen i min postbox. Hur gör jag?

Kontakta styrelsen och ange önskad formulering. Styrelsen är begränsad av systemet men ska försöka komma så nära ditt förslag som möjlighet, givet de tekniska förutsättningarna.

Fråga: jag vill sätta upp ett extranamn på min postbox. Det kommer inte få plats i displayen, hur gör jag?

Styrelsen har beslutat att försöka hålla namnmärkning som t.ex. företagsnamn enhetlig på postboxarna för utseendets skull. Maila därför in dina önskemål till styrelsen så vidarebefordrar vi er önskan enligt en förbestämd mall till vår fastighetsskötare som sätter upp textremsan åt er.